همه شما تا کنون ضرب‌المثل‌های مختلفی درباره اهمیت زمان شنیده‌اید. ضرب‌المثل‌هایی با مضمون این که فرصت‌ها به سرعت ابر در حال گذر هستند. همه این موارد سعی دارند اهمیت مدیریت زمان را به شما یادآوری کنند. مهارتی که اگر درست از آن استفاده کنید، نقش مهمی در موفقیت شما دارد، همان‌طور که عدم اهمیت دادن به آن می‌تواند احتمال شکست‌تان را بالا ببرد.
در این مقاله که اولین بخش از سری مقالات مدیریت زمان (Time Management) است، قصد داریم به معرفی مهارت مدیریت زمان به عنوان یکی از مهارت‌های نرم پرداخته روش‌های مختلف دستیابی به آن را توضیح دهیم. اگر شما هم از برنامه‌ریزی‌های خود عقب می‌مانید یا وقت کافی برای انجام آن‌ها را ندارید، شاید بد نباشد برای چند دقیقه هم که شده، کارهای خود را کنار بگذارید و تا انتهای این مقاله همراه کار پله بمانید.
وقتی صحبت از مدیریت زمان می‌شود، منظور دقیقا چیست؟
حتما برایتان پیش آمده که بارهاوبارها کارهایی ضروری خود را فهرست کرده یا چندین بار در ذهن‌تان مرور کرده‌اید تا بتوانید به طور تخمینی برای انجام همه آن‌ها زمانی را در نظر بگیرید. این کار تا حدی همان مدیریت زمان است؛ ولی برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارها تنها بخشی از فرایند مدیریت زمان محسوب می‌شود.
اگر بخواهیم تعریف دقیق‌تری از مدیریت زمان داشته باشیم باید گفت:
«مدیریت زمان فرایندی است که به شما کمک می‌کند کنترل کاملی بر تک‌تک دقایق و ثانیه‌های زندگی خود داشته باشید و بدانید زمان خود را به چه میزان و صرف انجام چه کارهایی کرده‌اید.»
بر اساس این تعریف، آن دسته از افراد که همیشه یک دفتر برنامه‌ریزی کارها یا اصطلاحا To Do List دستشان است، همان‌هایی هستند که بیشتر از سایرین به اهمیت مدیریت زمان پی برده‌اند.
چنین افرادی با ثبت روزانه فهرستی از کارهای پیش رو و تعیین اولویت هریک از آن‌ها، سعی می‌کنند کنترل دقیق‌تر و بهتری روی ساعات مفید روز خود داشته باشند.
در طرف مقابل، افرادی که ترجیح می‌دهند کارها را فقط در ذهن خود مرور کنند و بر اساس علاقه شخصی یا به ترتیب تصادفی و دلخواه آن‌ها را انجام دهند، خیلی مدیریت زمان را جدی نگرفته‌اند. طبیعتا این گروه از آن دسته‌ای هستند که در آخرین ساعات روز و شب هنوز فهرستی از کارهای انجام نشده در ذهنشان باقی مانده است. اغلب این افراد مدام به این فکر می‌کنند که ساعات محدود روز برای انجام همه کارهایشان کافی نیست!
چرا به مدیریت زمان احتیاج دارید؟
قطعا هیچ یک از شما دوست ندارید شب‌ها پیش از خواب متوجه شوید باز هم انجام کاری را فراموش کرده‌اید یا با کارهای تلنبار شده روز مواجه شوید. این مشکل تنها زمانی برطرف می‌شود که به صورت جدی به مدیریت زمان بپردازید.
داشتن یک برنامه‌ریزی منظم که در آن همه اهداف کوتاه و بلند مدت به دقت مشخص شده‌اند و مدت زمان لازم برای انجام هر یک نیز تعیین شده، باعث ایجاد یک نظم مطلوب در زندگی خواهد شد؛ نظمی که می‌تواند راندمان کاری را به شدت افزایش دهد و نتایج بهتری با خود همراه داشته باشد.
در طرف مقابل، نداشتن برنامه زمانی مشخص باعث ایجاد یک بی‌نظمی شدید در زندگی شده و عامل اصلی به تعویق افتادن بسیاری از کارهایتان است. موضوعی که سبب می‌شود به اشتباه تصور کنید بیش از توانتان مشغول کار هستید و وقت خالی برای زندگی و تفریح ندارید.
در حالی که مشکل اصلا مربوط به حجم کاری روزانه نیست، بلکه فقط نداشتن یک برنامه زمانی منظم عامل همه این در هم پیچیدگی و آشفتگی است. ضمنا افرادی که بدون برنامه‌ریزی و تعیین هدف، کارهای مختلف خود را انجام می‌دهند، اصولا ذهن آشفته‌ای دارند که باعث می‌شو تمرکزشان هم شدیدا پایین بیاید.
بنابراین اگر شما هم از نیاز دارید هرچه زودتر مدیریت زمان را در زندگی خود پیاده کنید یا دیگران را به این کار ترغیب کنید، بهتر است یک دفترچه یادداشت برای برنامه‌ریزی کارهای روزانه کنار دستتان داشته باشید.
