اگر قصد دارید از این به بعد برنامه روزانه جدی و منظمی برای خود تنظیم کنید، این بخش از مقاله را با دقت بیشتری بخوانید. در این بخش قصد به بیان نکاتی می‌پردازیم که در تعیین اهداف و پیشرفت امور با توجه به مدیریت زمان بسیار کمک‌کننده خواهند بود.
برای رسیدن به بهترین نتیجه با استفاده از مدیریت زمان باید این موارد را در نظر داشته باشید:
1- اهداف خود را به خوبی بشناسید
یکی از موثرترین تکنیک‌هایی که به شناخت اهداف و در نتیجه پیاده‌سازی هرچه بهتر فرایند مدیریت زمان کمک می‌کند، استفاده از روش SMART است.
بر اساس روش SMART، اهداف ما در زندگی باید ویژگی‌های زیر را داشته باشند:
- S: خاص باشند (Specific)
- M: قابل اندازه‌گیری باشند (Measurable)
- A: قابل‌دستیابی باشند (Achievable)
- R: مرتبط باشند (Relevant)
- T: وابسته به زمان باشند (Time-bound)
با استفاده از این تکنیک می‌توانید اهداف خود را به درستی شناسایی کرده و برای مدیریت زمان آنها برنامه‌ریزی کنید.
2- کارهایتان را سازماندهی کنید
مرتب بودن یکی از ویژگی‌هایی است که بعضی از افراد به صورت ذاتی آن را دارند و برخی دیگر باید برای تقویت آن در خود به عنوان یک مهارت نرم تلاش کنند. اگر می‌خواهید کارهای خود را به شیوه اصولی سازماندهی کنید، می‌توانید از روش ABC استفاده کنید. در این روش، اول باید وظایف روزانه را به سه گروه A، B یا C تقسیم کنید. سپس باید برای هر یک از این دسته‌ها، زیر دسته مشخص کنید و بر این اساس کارها را پیش ببرید.
3- بدانید زمان روزانه خود را چگونه سپری می‌کنید
اهمیت این موضوع که هریک از ما در طول روز چه کارهایی انجام می‌دهیم و چقدر زمان صرف انجام هریک از آنها می‌کنیم کاملا واضح است. تنها با بررسی همین موضوع است که می‌توانید ببینید هر کاری به چقدر زمان نیاز دارد؟ بنابراین در صورتی که قصد دارید اهداف دقیقی برای خود انتخاب و زمانتان را به خوبی مدیریت کنید، باید بدانید در طول روز دقیقا چه کارهایی انجام می‌دهید؟
برای این منظور استفاده از ابزارهایی مانند Toggl می‌توانند بسیار کمک‌کننده باشند. همچنین با پاسخ به سوال‌های زیر می‌توانید تا حد زیادی متوجه شوید، زمانتان در طول روز صرف انجام چه کارهایی می‌شود؟
- کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید چه مواردی هستند؟
- بیشترین زمان خود را صرف انجام چه کاری می‌کنید؟
- دستاوردهای روزانه شما چه مواردی هستند؟
- فکر می‌کنید کدام بخش از زمان روزانه خود را هدر می‌دهید؟ (مثلا مدت زمانی که در وسایل نقلیه عمومی هستید، در حال دورکاری هستید و…)
- آیا فعالیت‌های روزانه‌تان شما را به اهدافتان نزدیک‌تر کرده است؟
4- هنگام برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی داشته باشید
اهمیت اولویت‌بندی کارها در روش MIT که مخفف عبارت Most Important Task به وضوح بیان شده است. برای آنکه کارهایتان را بر اساس اولویت‌ها گروه‌بندی کنید، می‌توانید از ماتریکس مدیریت زمان استفاده کنید.
5- از قبل برنامه‌ریزی کنید
بدون شک یکی از واجبات مدیریت زمان، برنامه‌ریزی از قبل است. اگر پایان هر شب فهرستی از کارهای فردا تهیه و آنها را بر اساس اولویت مرتب کنید، قطعا در انجام کارهایتان موفق‌تر خواهید بود.
فراموش نکنید هنگام انجام کارها، فقط سراغ یک کار بروید و همه کارها را به موازات هم انجام ندهید. بعد از آنکه مطمئن شدید مورد اولی که در فهرست کارهای روزانه یادداشت کرده‌اید، به خوبی انجام شده، سراغ موارد بعدی بروید و همه آنها را تا انتهای لیست به همین شکل انجام دهید.
6- روز خود را به بازه‌های زمانی کوتاه تقسیم کنید
یکی از مواردی که در بحث مدیریت زمان باید به آن توجه کنید، تقسیم‌بندی زمان است. این مورد درباره مواردی که هر روز آنها را تکرار می‌کنید، اهمیت بیشتری دارد. مثلا اگر قرار است هر روز ایمیل‌هایتان را چک کنید یا سری به بخش اقتصادی وب‌سایت‌ها بزنید، از قبل به خودتان قول دهید که برای یک مدت مشخص (مثلا نیم ساعت) این کار را انجام می‌دهید. بعد از تمام شدن این مدت سراغ مورد بعدی در فهرست کارهایتان رفته و آن‌هل را یکی‌یکی جلو ببرید.
همچنین بر اساس گزارش Healthcare Risk Management، اختصاص زمان مشخص به هر فعالیت باعث می‌شود در مدتی که مشغول انجام آن کار هستید، تمام تمرکزتان روی کار باشد و درگیر سایر عوامل مثل گذر زمان، گوشی هوشمند، شبکه‌های اجتماعی یا عوامل محیطی و… نشوید.
ضمنا فراموش نکنید موقع کار زمانی را هم برای استراحت در نظر بگیرید. مثلا اگر 50 دقیقه کار کرده‌اید، 10 دقیقه استراحت کنید و دوباره برای 50 دقیقه دیگر با تمرکز کامل به کار خود ادامه دهید.
7- بعضی از کارهایتان را واگذار کنید
یکی از ویژگی‌های یک مدیر خوب آن است که بتواند با تشخیص توانمندی‌های هر فرد، کارهای خاصی را به او واگذار کرده و خود ناظر و تسهیل‌کننده فرایند انجام کارها باشد.
ولی اگر نمی‌دانید کدام کارها را باید شخصا انجام دهید و کدام را می‌توانید به دیگران واگذار کنید، پاسخ به سوال‌های زیر می‌تواند کمک‌کننده باشد:
- آیا زمان کافی برای انجام آن کار را دارید؟
- آیا شما می‌توانید کار را با کیفیتی بهتر از دیگران انجام دهید؟
- آیا لازم است که حتما آن کار را شخصا انجام دهید؟
- چه کسی در تیم می‌تواند این کار را انجام دهد؟
- اگر کار را واگذار کنید، چه منافع یا مضراتی خواهد داشت؟
8- کنار زمان، استرس خود را هم مدیریت کنید
یکی از مزایای واگذاری کارها و مدیریت زمان این است که می‌توانید زمان خود را صرف انجام کارهای مهم‌تر کنید. با این کار از فشار روحی خودتان هم کم خواهید کرد. به این ترتیب، کنار مدیریت زمان، به مدیریت استرس هم پرداخته‌اید. در نظر داشته باشید یک شرط برای موفقیت در هر کاری، داشتن ذهنی آرام است. پس از مدیریت استرس خود غافل نشوید.
9- عوامل حواس‌پرتی را از خود دور کنید
به جز شرایط محیطی و فیزیکی، شرایط روحی خودتان هم یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در کار است. اگر می‌خواهید واقعا روی کارتان تمرکز داشته باشید، قبل از اینکه دست به کار شوید از شر هر چیزی که به نوعی باعث حواس‌پرتی می‌شود، خلاص شوید. مثلا تلفن را از خود دور کنید، از همکارانتان بخواهید زمانی که تمرکز کرده‌اید، با شما صحبت نکنند و سراغ چک کردن شبکه‌های اجتماعی یا وب‌گردی نروید.
10- به دیگران وابسته نباشید
یکی از موضوعاتی که زمان زیادی از شما می‌گیرد، این است که برای شروع هر کار منتظر تایید دیگران بمانید. به همین دلیل در موضوع مدیریت زمان، اتکا به خود یکی از مهارت‌های بسیار مهم محسوب می‌شود.
افراد متکی به خود روحیه بالایی دارند، برای خودشان انگیزه ایجاد می‌کنند و هنگام شروع کارها نیازی به تایید دیگران ندارند. اگر شما هم دوست دارید این مهارت مهم را داشته باشید، کافی است به خود ایمان داشته باشید و به جای دست روی دست گذاشتن، شروع کنید.
پله آخر
این نکته را در نظر داشته باشید که مدیریت زمان برای هر شخص منحصربه‌فرد بوده و برای تقویت آن به عنوان یک مهارت باید زمان صرف کنید. پس اگر در اولین تلاش برای مدیریت زمانتان به نتایج خوبی نرسیدید، دلسرد نشوید و به کار خود ادامه دهید.
در آخر اگر در زمینه مدیریت زمان تجربه‌ای دارید، آن را با مخاطبان کار پله به اشتراک بگذارید.
