کارگروهی مجموعه‌ای از چندین مهارت نرم است. به این ترتیب برای افزایش توانایی خود در کارگروهی لازم است با صرف زمان به تقویت هریک از این مهارت‌ها بپردازید.
راهکارهای زیر می‌توانند تا حد زیادی به تقویت مهارت کارگروهی در شما موثر باشند:
1- برای حل اختلافات و تعارضات موجود در تیم میانجی‌گری کنید
زمانی که گروهی از افراد با پیشینه، علایق و نظرات مختلف کنار هم جمع شده و برای یک هدف مشترک تلاش می‌کنند، بدون شک تعارضاتی میان آن‌ها شکل می‌گیرد. این اختلافات بخش جدایی‌ناپذیر هر فعالیت گروهی هستند. اگر به خوبی کنترل شوند، نه تنها اثر منفی ندارند، بلکه می‌توانند جنبه‌های مختلف یک موضوع را نشان داده و باعث افزایش خلاقیت تیم شوند.
شما به عنوان فردی با مهارت کارگروهی، باید بتوانید از اختلافات شدید میان خود و دیگران کم کنید. در صورت بروز اختلاف میان سایر افراد نیز آن‌ها را به آرامش دعوت کرده و تلاش کنید مشکل به وجود آمده در سریع‌ترین زمان و به بهترین نحو برطرف شود.
برای آنکه بتوانید به بهترین حالت ممکن اختلافات و تعارضات موجود در تیم را حل کنید، لازم است ابتدا به خوبی صحبت‌های هر دو طرف دعوا را گوش دهید و با در نظر گرفتن همه شرایط، بهترین تصمیم را به افراد تیم پیشنهاد دهید. البته در نظر داشته باشید که گاهی این تصمیم برخلاف نظر عده‌ای از اعضای تیم بوده و ممکن است باعث نارضایتی آن‌ها شود. پس لازم است بتوانید آن‌ها هم را مجاب کنید که تصمیم گرفته شده برای تیم مناسب‌تر است.
2- به خوبی و به شیوه‌ای فعال به دیگران گوش دهید
یکی از مهارت‌های نرم که در مبحث برقراری ارتباط و همچنین فعالیت تیمی از اهمیت بسیاری برخوردار است، گوش دادن فعال است. شما باید بتوانید به خوبی به دیگران گوش داده، نظرات، انتقادات و پیشنهاداتشان را بشنوید و به آن‌ها پاسخ مناسب دهید. همچنین لازم است در فرایند گوش دادن فعال، با تکان سر یا بیان کلماتی کوتاه به مخاطب نشان دهید که به دقت به حرف‌های او گوش می‌دهید و به صحبت با او علاقه‌مند هستید.
یادتان باشد طرح سوال یکی از بخش‌های مهم فرایند گوش دادن فعال است. وقتی در حال صحبت هستید، هر از چندگاهی با پرسیدن سوالاتی کوتاه مطمئن شوید توانسته‌اید پیام خود را به خوبی به دیگران منتقل کنید. از طرف دیگر، اگر شخصی مشغول صحبت با شماست و در بخشی از صحبت‌های او شفافیت کافی وجود ندارد، با پرسیدن سوال‌هایی از او بخواهید که منظور خود را دقیق‌تر بیان کند.
3- به عنوان جزیی از یک کل منسجم عمل کنید
همانطور که در ابتدای این مقاله گفته شد، علت تشکیل هر تیم، تکمیل توانمندی افراد مختلف برای رسیدن به هدفی مشترک است. برای تحقق این موضوع اعضای گروه باید بتوانند به خوبی با هم تعامل داشته و در جایگاه عضوی از تیم، در انجام کارها مشارکت کنند.
شما به عنوان عضو تیم باید نظرات و دیدگاه خودتان را درباره تصمیمات موثر بر تیم به صورت شفاف بیان کنید. همچنین باید پذیرای نظرات دیگران نیز باشید. طبیعی است هرچه توانایی شما و سایر اعضای تیم در برقراری تعاملات و همکاری در امور بیشتر باشد، موفقیت‌های به دست آمده تیم نیز بیشتر خواهد بود.
در کار گروهی باید وظایف و مسئولیت‌های محول شده به افراد و روش انجام آن‌ها به خوبی سازماندهی شده و مشخص باشند. به این ترتیب همه اعضای گروه می‌توانند درک و تحلیل دقیقی از نقش و مسئولیت خود و سایر اعضای گروه پیدا کنند.
مسئله دیگر درباره فعالیت در یک گروه، واگذاری کارهاست؛ اما حواستان باشد واگذاری امور به درستی انجام شود و فرد مناسبی را بر حسب توانایی‌ها و علاقه‌مندی او برای این کار انتخاب کنید. است شما به دلایل مختلفی زمان یا امکان انجام فعالیتی خاص را نداشته باشید. این موضوع وقتی که شما سمت بالاتری نسبت به دیگران داشته و حجم کاری بالاتری هم دارید، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
در این هنگام می‌توانید با دادن نمایندگی به دیگران (Delegation)، از آن‌ها بخواهید بخشی از فعالیت‌های شما را انجام دهند. افزایش حس اعتماد میان اعضا، کمک به رشد فردی سایرین و تشخیص میزان مسئولیت‌پذیری افراد گروه از فواید این کار است.همچنین پس از آنکه فردی را به عنوان نماینده خود برای انجام بعضی امور انتخاب کردید، باید نسبت به او پذیرش داشته و نظرات و پیشنهاداتش را قبول کنید.
4- نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارید
یکی از ویژگی‌های یک تیم خوب این است که افراد بتوانند آزادانه و بدون ترس نظرات خود را بگویند. سایر اعضای تیم هم باید در صورت موافقت یا مخالفت با نظر مطرح شده، دیدگاه خود را اعلام کنند.
در یک فعالیت گروهی باید بتوانید به صورت شفاف نظر دهید و بدون ایجاد سوء‌تفاهم، از دیدگاه خود دفاع کنید. در نظر داشته باشید که اگر دیدگاه شما با مخالفت سایر اعضای تیم مواجه شد، مخالفت آن‌ها را دلیل دشمنی با خود ندانید. در این حالت، فقط به دفاع از دیدگاه خود بپردازید و اگر سایر افراد توانستند شما را قانع کنند، صحبت آن‌ها را بپذیرید.
در مذاکرات رسمی نیز شرایط مشابهی وجود دارد. در این جلسات باید ابتدا موضوع مورد بحث را به طور کامل درک کرده و سپس خواسته‌های خود را مطرح کنید. در طول فرایند مذاکره هم باید به خوبی به صحبت‌های طرف مقابل خود گوش دهید. سپس سعی کنید روند مذاکره را به نحوی پیش ببرید که به نفع هر دو طرف باشد.
برای افزایش این مهارت در خود می‌توانید از مکالمات و ارتباطات روزانه‌تان شروع کنید. در طول هر روز سعی کنید در تعاملات خود با دیگران، بدون ترس به بیان نظراتتان بپردازید و با مذاکره، آن‌ها را متقاعد کنید.
یکی از مهم‌ترین عواملی که میزان موفقیت تیم‌ها را تعیین می‌کند، سطح کنجکاوی اعضای تیم است. این کنجکاوی می‌تواند در موضوعات مختلفی ظهور پیدا کند. به عنوان مثال، شما باید در زمینه‌هایی مثل کشف نیاز و خواسته‌های پنهانی مشتری‌ها، شناخت ویژگی‌ها وعلاقه‌مندی‌های هم‌گروهی‌ها، روش‌های احتمالی توسعه کار و همچنین مهارت‌های جدید قابل یادگیری از خود کنجکاوی نشان دهید.
5- کنجکاوی را به عنوان یک فرهنگ در تیم خود تقویت کنید
این موضوع باعث می‌شود شما علاوه‌بر افزایش سطح مهارت خود، بتوانید دیگران را بهتر درک کرده و روابط سازنده‌تری با آن‌ها داشته باشید. البته این سرپرست‌های تیم هستند که باید برای افزایش کنجکاوی تمام اعضا تلاش کنند و به آن‌ها اجازه دهند به راحتی نظرات و عقاید خود را مطرح کنند.
همچنین همه اعضای تیم باید با ذهنی باز، پذیرای نظرات و کنجکاوی سایرین باشند. این ذهن باز و خوش‌بینی به کنجکاوی‌های موجود در تیم باعث می‌شود روزانه ایده‌های جدیدی از سوی افراد تیم مطرح شود. هریک از این ایده‌ها می‌توانند به نوبه خود رشد تیم و بهبود کارایی آن را همراه داشته باشند.
برای افزایش فرهنگ کنجکاوی در تیم می‌توانید از اعضای تیم‌تان بخواهید هر زمان سوال یا ایده‌ای در ذهن آن‌ها شکل گرفت، آن را روی تخته‌ای بنویسند و سایر اعضا نیز با دیدی مثبت به تحلیل و بررسی این ایده پرداخته و در صورت امکان آن را اجرا کنند.
همچنین لازم است برای تقویت فرهنگ کنجکاوی حس امنیت در تیم برقرار باشد. به عنوان مثال، در یک فعالیت گروهی باید با خوش‌بینی از همه نظرات مطرح شده استقبال کنید و حس آرامش و امنیت را در تیم افزایش دهید. به این ترتیب تمام اعضا می‌توانند بدون نگرانی به بیان نظرات خود بپردازند.
6- همواره به خود ایمان داشته باشید
در دنیای پر استرس و پر چالش امروز که رخ دادن حوادت غیرمترقبه گوناگون باعث ایجاد مشکلات ریز و درشت می‌شوند، داشتن اعتمادبه‌نفس و از دست ندادن انگیزه اهمیت بسیار زیادی دارد.
اگر شما اعتمادبه‌نفس خوبی داشته باشید، به مراتب روحیه و انگیزه بهتری هم خواهید داشت و خود را بیشتر درگیر فعالیت‌های تیمی می‌کنید. این موضوع باعث می‌شود شما عضوی مفید برای تیم قلمداد شوید و بتوانید تاثیر مثبتی بر عملکرد کلی تیم داشته باشید. همین مساله هم باعث افزایش بیشتر اعتمادبه‌نفس شما می‌شود. البته علاوه‌بر اعتمادبه‌نفس، باید بتوانید به خود انگیزه دهید و برای شروع کارها منتظر دریافت تشویق و تایید دیگران نباشید.
بر اساس مطالعات صورت گرفته، افرادی که اعتمادبه‌نفس دارند و می‌توانند به خود انگیزه دهند، کمتر از انجام کارهای محول شده به آن‌ها سر باز می‌زنند یا انجام آن‌ها را به تعویق می‌اندازند. این افراد همچنین در مباحث مطرح شده بیشتر مشارکت می‌کنند و بیش از سایرین ایده‌ها و نظرات خود را می‌گویند.
اگر به عنوان رهبر و یا عضوی از تیم فعالیت می‌کنید، می‌توانید برای افزایش اعتمادبه‌نفس خود یا سایر اعضا از روش‌های مختلف تشویقی استفاده کنید. به عنوان مثال اگر فردی ایده‌ای خلاقانه را مطرح کرد، به روشی مناسب او را در جمع تشویق کنید. به این ترتیب، سایر اعضا نیز ترغیب می‌شوند تا به توانایی‌های خود اعتماد کنند و این توانایی‌ها را بیش از گذشته بروز دهند.
شما می‌توانید برای تقویت اعتمادبه‌نفس در بعد فردی نیز بعد از به دست آوردن هر موفقیتی، چه بزرگ و چه کوچک، برای خود جشنی بگیرید. این موضوع هرچند کاری پیش پا افتاده به نظر می‌رسد؛ ولی می‌تواند تا حد زیادی باعث افزایش اعتمادبه‌نفس در شما و تقویت روحیه خود‌انگیزشی شود.
علاوه‌براین، یادگیری مهارت‌های جدید می‌تواند نقش مهمی در افزایش اعتمادبه‌نفس شما داشته باشد. با یادگیری هر مهارت جدید، شما کارهای بیشتر یا تخصصی‌تری انجام می‌دهد. به این ترتیب اعتمادبه‌نفس شما تقویت می‌شود.
7- کنترل کارها و احساساتتان را به دست بگیرید
شاید بار‌ها پیش آمده که به خود قول داده باشید راس یک ساعت مشخص شروع به کار یا مطالعه درسی کنید. یک‌مرتبه به خود بیایید و ببینید ساعت‌ها از زمان تعیین شده گذشته و شما حتی شروع به کار هم نکرده‌اید.
یکی از مهم ترین عواملی که باعث رخ دادن این اتفاق می‌شود، نداشتن مدیریت بر خود (Self-Management) است. مهارت مدیریت بر خود به این معناست که پس از تعیین اهداف کوتاه یا بلند مدت یا هنگامی که مسئولیتی دارید، خود را موظف کنید تا دقیقا بر اساس برنامه‌ریزی پیش رفته و تا زمانی که به نتیجه موردنظر نرسیده‌اید، سراغ کار دیگری نروید.
بعد دیگر مدیریت بر خود، کنترل عواطف و حفظ خونسردی است. شما باید علاوه‌برآن که بر انجام کارهای خود مدیریت دارید، بتوانید احساسات خود را نیز به خوبی مدیریت کنید. به این ترتیب از بروز مشکلات ناشی از عدم‌کنترل احساسات جلوگیری کنید.
این موضوع هم در زندگی شخصی و هم در تعاملات کاری به ویژه فعالیت‌های گروهی بسیار مهم است. وقتی در یک تیم فعالیت می‌کنید، باید بتوانید به خوبی بر احساسات خود کنترل داشته و اصطلاحا به راحتی از کوره در نروید.
این مهارت زمانی که سایر اعضای گروه به دلایل مختلف به مخالفت با شما می‌پردازند، اهمیت ویژه‌ای دارد. با استفاده از این مهارت، باید بتوانید احساسات ناشی از شرایط زندگی شخصی را هم کنترل کرده و آن‌ها را وارد محیط کاری نکنید.
به این ترتیب با مهارت مدیریت بر خود، قادر هستید فعالیت‌های روزانه و احساسات خود را به خوبی مدیریت کنید و به خوبی بر اساس برنامه‌ریزی‌های خود پیش بروید.
برای افزایش این مهارت می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید:
- برنامه‌ریزی دقیقی برای انجام کارها داشته باشید.
- قبل شروع به کار هر چیزی را که باعث به هم خوردن تمرکزتان می‌شود، از خود دور کنید.
- در طول کار زمانی را هم به استراحت اختصاص دهید تا خستگی زیاد تمرکز شما را کاهش ندهد.
- حجم کاری مناسبی برای خود در نظر بگیرید و با کار بیش از توانتان، به آرامش روحی خود آسیب نزنید.
- از روش‌های مختلف مدیتیشن برای آرامش روحی و کنترل احساسات خود استفاده کنید.
8- انعطاف‌پذیر باشد
شرایط کاری حال حاضر ایجاب می‌کند روزانه با افراد زیادی همکاری داشته باشید. این افراد سلایق، نظرات و ویژگی‌های متفاوتی دارند که باید بتوانید با آن‌ها کنار بیایید. این موضوع شما را ملزم می‌کند برای یک رابطه خوب از انعطاف‌پذیری کافی برخوردار بوده و بتوانید با وجود اختلافاتی که میان شما وجود دارد، با یکدیگر همکاری کنید.
البته توجه داشته باشید که منظور از انعطاف‌پذیری، تمایل و توانایی افراد برای سازگاری با شرایط موجود است. یعنی اگر شما بدون تمایل قلبی خود و صرفا به دلایل کاری، خود را مجبور به تحمل شرایط کنید، فرد انطابق‌پذیری محسوب نمی‌شوید.
علاوه‌بر ویژگی‌های شخصیتی، شما باید نسبت به شرایط کاری مختلف هم انعطاف‌پذیری داشته باشید. به عنوان مثال اگر شرایط جامعه شما را مجبور کرد به صورت غیرحضوری کار کنید، باید با تقویت مهارت انعطاف‌پذیری، خود را با شرایط کاری جدید وفق داده و مانند گذشته به فعالیت خود ادامه دهید.
برای افزایش انعطاف‌پذیری می‌توانید از روش‌های زیر کمک بگیرید:
- دایره دوستان و آشنایان خود را گسترش دهید و با افراد متفاوت تعامل برقرار کنید.
- از حوادث مختلف و چالش‌های پیش آمده در زندگی استقبال کنید.
- اعتمادبه‌نفس خود را افزایش دهید تا با بروز کوچک‌ترین مشکلی آشفته نشوید.
9- به صورت تیمی تصمیم بگیرید
وقتی صحبت از فعالیت تیمی می‌شود، باید سعی کنید در همه ابعاد اعضای تیم را درگیر کنید. فرایند تصمیم‌گیری نیز یکی از فعالیت‌هایی است که انجام تیمی آن می‌تواند اثرات مطلوب بسیاری داشته باشد.
گرچه ممکن است تصمیم‌گیری تیمی بحث میان اعضای تیم را زیاد کرده و فرایند تصمیم‌گیری را زمان‌بر کند، اما استفاده از خرد جمعی به نتایج بهتری دارد.
علاوه‌براین، هنگامی که اعضای گروه برای تصمیم‌گیری اقدام یک طوفان فکری برپا می‌کنند، میزان خلاقیت افراد بیشتر شده و راه‌حل‌های پیشنهادی بسیار بهتر از زمانی است که تنها عده‌ای از اعضا تصمیم‌گیری می‌کنند.
برای رسیدن به بهترین تصمیم‌گیری تیمی، می‌توانید مراحل زیر را اجرا کنید:
- موضوع موردنظر را به صورت شفاف برای تمام اعضای تیم مشخص کنید.
- اطلاعات موجود را با سایرین در میان بگذارید.
- یک طوفان فکری ایجاد کنید.
- رهبر تیم مسئولیت هدایت بحث‌ها را بر عهده بگیرد.
- بهترین گزینه را از بین راه‌حل‌های پیشنهادی انتخاب و برای اجرای آن برنامه‌ریزی کنید
پله آخر
همه در زندگی روزانه با افراد زیادی در تعامل هستند. این موضوع باعث می‌شود مهارت کارگروهی به عنوان یک مهارت ضروری برای موفقیت شناخته شود. بنابراین باید با تکرار و تمرین راهکارهای گفته شده، حضور فعال در تیم را یاد بگیرید تا نقش موثری داشته باشد.
اگر شما نیز تجربه موفق یا ناموفقی در فعالیت گروهی داشته‌اید، خوشحال می‌شویم تجربه خود را با دوستانتان در کار پله به اشتراک بگذارید و بگویید چه عاملی باعث موفقیت یا شکست فعالیت تیمی شما شده است؟
